אם עומדת על הפרק הפקת אירוע עסקי אתם בוודאי עמוסים בהמון סידורים, אחת ההחלטות הראשונות והחשובות ביותר אותן יש לקבל עוסקת בבחירת המיקום לאירוע. בחירה נכונה תהיה כזו המשלבת מיקום נגיש, עיצוב הולם לסגנון האירוע, מתחם התואם את כמות האורחים שלכם, מחיר התואם את התקציב ושירותי נלווים. אם צפויה פעילות מיוחדת כמו הרצאה או מופע מוזיקה במהלך האירוע יש לוודא כי המתחם משלב את התנאים הדרושים לכם.
ניסיון הוא פרמטר מאוד חשוב בתכנון של אירועים עסקיים, לאחר שתתכננו מספר אירועים בעצמכם תגלו כי המלאכה הופכת הרבה יותר פשוטה ותצליחו גם ליהנות מהתהליך. יחד עם זאת, יש לזכור כי כל אירוע עסקי הוא פרויקט בפני עצמו. זה הזמן להתייחס למאפיינים המיוחדים של האירוע, לחדש את הרעיונות וסגנון האירוע ולהעניק למשתתפים חוויה חדשה ההולמת את התדמית העסקית ואת מטרת האירוע.
רשימת משימות לקראת הפקת אירוע עסקי
א. הגדרת כמות האורחים הצפויים להשתתף באירוע.
ב. הגדרת תקציב האירוע.
ג. בחירת מיקום האירוע.
ד. קביעת תאריך האירוע.
ה. הרכבת רשימת נותני שירות מבוקשים (קייטרינג, שירותי בר, צילום, מוזיקה, בידור ועוד).
ו. בניית לוח זמנים תוך חלוקת משימות והגדרת יעדים.
עיצוב מתחם האירוע משמעותי מאוד להצלחתו ולהעברת מסרי תדמית נכונים, שימו לב לתדמית אותה מעביר מתחם האירוע בו בחרתם. אירוע עסקי המתקיים במתחם מבוקש, מסודר, אלגנטי ומעוצב ייהנה מתדמית דומה. טיפ נוסף, שימו לב לאזור בו ממוקם מתחם האירועים, האזור משפיע באופן ישיר על תדמית האירוע. אירועים עסקיים קטנים וגדולים מתוכננים בהתאמה אישית תוך התייחסות לצרכים שלכם, לציפיות, לסגנון האירוח, למאפייני קהל היעד, לתקציב ועוד. שימו לב לפרטים הקטנים ולפרטים הגדולים באחד ותצליחו להפיק אירועים עסקיים מוקפדים ומוצלחים בכל פעם מחדש.
מטרתי בכתיבת המאמרים היא לספק ביקורת צרכנית נוקבת הנוגעת לתפעול של שירותים ומוצרים ישראליים שונים.
